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[ liberal arts-大学生の常識 ]

簡潔にわかりやすく書くコツ(4)伝えるべき情報整理は急がば回れ

沼田憲男 authored by 沼田憲男沼田事務所代表取締役
簡潔にわかりやすく書くコツ(4) 伝えるべき情報整理は急がば回れ
撮影協力:清泉女子大学

 文章を書くことが苦手な人には共通点がある。何を、どのようなストーリーで書くかを決めず、いきなりパソコンや原稿用紙、答案用紙に向かい書き始めることだ。これでは、誰だってきちんとした文章は書けない。速く書きたかったら、いきなり書こうなどとは思わず、逆に回り道をするのだ。「急がば回れ」である。

 まず、下準備をするのだ。

 スポーツをするとき準備体操やストレッチをするだろう。料理をするときも、材料を考え、下ごしらえをする。鍋釜をそろえるだろう。文章を書くことも同じだ。下準備をするかしないかで、結果が大きく左右される。

メールとは違う書き方を

 次に、きちんとした文章はメール文章とは違うと心得よう。何故か。「思い」「考え」を頭に浮かぶままキーを打っていくのが一般的なメールの仕方だろう。瞬時に頭に浮かんだ言葉、言いたいことを時間優先で、次々にキーを打っていく。主語がないこともある、逆に主語が2つ、3つあっても気にはしない。主語と、述語の間に別の文節が入っていようがお構いなしだ。その時アタマに閃いた文章を速く打っているのだ。

 話し言葉あり、「だ」「である」の文語文もある。何でも有りの、言ってみれば粗雑な即興文といってもいいだろう。読みやすいように丁寧に直しやしない。書き手も読み手も承知の上で、やりとりをしている。お互いに用が足りればそれでよいという暗黙の合意のもとだ。理解できないことがあれば返信して問いただす。聞かれた方はそれに答える。それでなんとか上手くいくので、みんな便利に使っている。

 しかし、前にも言ったように、これは緩やかな人間関係、家族とか先輩、後輩といった友達関係でのことだ。これから社会人、企業人になって新しい世界に身を置いたら、この技だけでは通用しない。報告書や小論文をパソコンで作成するときも、メールの流儀でいきなり書き始めたら、あとがたいへんだ。

 試しに一度実験したらよい。とりあえず、何を書くのかを頭の中で考え、おおよそ決まったらパソコンに向かい、キーを叩き文章を書き始めるのだ。頭に浮かんだことを次々にキーで打つ。できたところで見直すのだ。

 冷静になって読み直す。伝えたいことの焦点がはっきりしない、論理がおかしく、流れるように読めない。それぞれのセンテンスも長すぎて、主語が2つあったり、3つあったり理解しにくい。おそらくそんな文章になっているに違いない。

 さあ、手直しが必要だ。コピー、貼り付け、校閲機能などパソコンの機動力を使って直しに入るが、十中八九、大混乱するはずだ。混乱した文章を直そうとするとアタマの方も混乱し始める。イライラし始め、やがてアタマが疲れ、混乱に拍車がかかる。一度書き上げた文章を直すのには相当のエネルギーが必要なのだ。

 といって、それが上手くいくとは限らない。時間ばかりがたつ。非効率きわまりない。

 これを未然に防ぐのが下準備なのだ。

ここで緊張して身構える必要などない。ライン文章の延長線上にきちんとした文章がある。要はいきなり文章をキーに打つのではなく、その前に何を伝えようかと考えることに時間を割くのである。上手く書けないのは、伝えたいこと、伝えるべきことがはっきりしないからだ。

 さて、その時の、「お助けマン」がメモなのである。

 メモが頼りになるのである。「言葉、文章の記憶力は信じない」これが大切なことだ。あなたたちはまだ記憶力が強い。物覚えのよい年頃である。

 しかし、記憶は都合のいいものだけが残り、あとは、薄れるのも事実である。特に、言葉、文章については要注意だ。

 伝言ゲームを思い起こしてほしい。最初に言った人の話を次々に人を介して伝えていく。途中で変わっていくのを他人が見て楽しむゲームだ。何故このゲームが面白いのか。伝言が正しく伝わらないからだ。

 ジャーナリスト、作家は文章を書くことが生業だ。彼らにとってメモは命だ。これがなければ仕事にならない。

ノートとる習慣を武器に

 あなたたちは小学校からこれまで、さんざんノートを取ってきたはずである。試験に合格するために必死になってノートしてきた。楽しくはなかったと思う。だから社会人になったら、もう要らない、おさらばしたいと思っているかもしれない。

 しかし、それはいかにももったいない。むしろ、これまで培ってきたノートを取る習慣、能力がこれから生きていく上での「武器」であり「お宝」なのだ。

 黒板を書き写す世界から、見聞したことをメモや箇条書きに取り置き、「情報力」を強くするのだ。伝えたいこと、伝えるべきことをこまめにメモし、メモを見ながら、補足メモを追加し、伝える順番を考えるのだ。それができあがったところで、文章が初めて書けるのである。「書くことは考えることである」というのはこのことだ。

 次回はそれをどう取りまとめるかという書き方のコツを書こう。




残業ゼロのためのN式文章の基準

著者 : 沼田 憲男
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