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人事部の視点(2)B5判のカレンダー付手帳で「メモ魔」になろう

人事部の視点(2) B5判のカレンダー付手帳で「メモ魔」になろう
authored by 日経カレッジカフェ×人事部

 学生の皆さん、こんにちは。株式会社HDE高橋実です。さて、2018年が始まりました。連載「人事部長のひとりごと」も、前回から「人事部の視点」として装いを新たに始まりました。

 皆さんはどんな年明けを過ごされていますか? 去年がいい年だった人もそうでなかった人も、年始は心機一転、新たなスタートだと思って、自分の身の回りの整理をしてみましょう。

 僕が毎年年始に必ずやることがあります。それは「手帳を買う」ということ。以前「人事部長のひとりごと」で、中澤二朗さんが手帳の活用の仕方について、「未来を切り拓く『第3の手帳』を持とう」という記事を書かれていましたが、今回は、僕なりの「手帳の活用方法」についてお話ししたいと思います。

カレンダー付の手帳を買って「メモ魔」になろう

 僕が部下のメンバーや社員にいつも伝えているのは「メモをとること」です。ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスの研究によれば「人間は1日後には70%以上のことを忘れてしまう」とあります。その場では理解して覚えておいたつもりでも、1日経てばほとんどのことを忘れてしまうのです。ですので新入社員には、打ち合わせの時のメモや依頼されたこと等を、どんどん手帳に書き込んでいくことを勧めています。

 手帳をこれから選ぶなら、どんなものがいいのでしょう。僕は断然カレンダー付の手帳に書くことをお勧めします。カレンダー付きの手帳に書き込んでおけば、いつ、何を話したかもすぐに見返せる。自分が行動したことは比較的忘れません。でも、何を話していたかを忘れがちになるので、カレンダー付の手帳であれば、行動からひもとくことができ、振り返りが簡単になりますし、これから先の予定も書き込めるので、一挙両得です(メモを取るときは、はじめに日付、相手、議題を書いておくと、なお良しです)。

手帳の「振り返り」で差がつく

 僕が好きな手帳は、ちょっと大きめのB5判サイズ。見開くと、左ページに1週間のカレンダーがあり、右ページがメモ欄になっているものです。結構大きめですが、このサイズだとたくさんのメモを書き込むことができます。

 これから就職を控えた学生の皆さんにアドバイスすると、自分の仕事のスピードをあげるためのコツは、「1週間単位で自分の仕事を見返せるようにすること」です。僕はこの手帳を使って、週末に前の1週間を振り返り、「できていなかったこと」の項目だけ翌週のページに書き込んでいました。そうすると、次の週に何をやらねばならないかがすぐに分かる。手帳を見れば、自分のタスク管理が自然とでき、仕事のスピードが上がっていきます。これはもちろん大学生活でも、就活でも同じです。

 人それぞれ、手帳の使い方やメモの取り方は違うと思います。記憶の仕方も違う。「スマホがあれば大丈夫」。そう言う人もいるでしょう。でも実は、スマホはパソコンに打ち込む時の文字変換により、人間の記憶力の活動は妨げられているのです。少なくとも仕事が一人前にできるようになるまでは、しっかり手帳を持って「メモ魔」になる。小さいことかもしれませんが、毎日積み重ねていれば、周囲との差がついていきます。

 ぜひ、年始のこのタイミングで時間を見つけて、本屋さんか文房具屋さんで自分に合いそうな手帳を買って、今から使ってみてはどうでしょうか。

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