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career-働き方

メール1通5分・家事分担…
時間決めてメリハリを

メール1通5分・家事分担…時間決めてメリハリを

 仕事は長期戦。健康に長く働きたいのであれば、努力の配分を調節することが大切だ。いまの仕事のやり方はどうだろうか。無駄なエネルギーを使ってはいないだろうか。業務を見直すことで、頑張り過ぎずに良い仕事をするための方法が見えてくる。

 「昨日もメールの返信に2時間かけてしまった」。電機メーカーに勤務する河西由利さん(27)は、取引先への返信メールをスピーディーに書けないことが悩みだ。不備がないようにと、つい頑張りすぎてしまうのだという。

 「1通のメールに費やしていい時間は平均5分」。そう話すのは、企業で業務効率化の研修などを手がけるヴィタミンMの代表取締役、鈴木真理子さん。「長いメールは読むのに時間がかかるうえ、自分も長く書かないといけないと相手に思わせてしまう」(鈴木さん)

端的に要点伝える

 書く側は「長いのは丁寧」と捉えがちだが、読む側にとっては端的に要点を伝えた短いメールの方が読みやすい。特に最近はスマートフォン(スマホ)で読む場合も多く、短い方が返信もしやすい。

メールは要点を端的に伝える

 丁寧な表現にこだわり過ぎて、長く読みづらくなるケースも多い。「~でございます」「~いたします」などの最敬体は社内のメールでは不要。社外の相手に送る場合は、「『です』『ます』などの敬体と最敬体を織り交ぜると読みやすくなる」(鈴木さん)という。

 無駄のないメールだと素っ気なく見えてしまう、と不安に思う人もいるだろう。そんなとき、鈴木さんは「今日も元気でお過ごしになりますように」などの一文を入れる。相手を気遣う言葉があるだけで雰囲気は柔らかくなる。効率と好印象の両立を心がけたい。

 また、いっそ電話で伝える方が効率的なときもある。「メールを打つ手が3分止まった場合は電話で伝えた方が早い」(鈴木さん)