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便利なスマホ、マナーも携帯
メール 勤務時間内に

便利なスマホ、マナーも携帯メール 勤務時間内に

 今や生活必需品とも言えるスマートフォン(スマホ)。ビジネスの場でも活躍する機会は多いが、「この使い方は許されるのか」と疑問や不安を感じることはないだろうか。様々な機能があるからこそ問われるスマホのマナーについて、注意点をまとめた。

 深夜0時過ぎにスマホのメール受信音が鳴る。ゲームメーカーに勤務する田中拓哉さん(仮名、39歳)は「またか」とため息をついた。部下が深夜でも構わずメールを送ってくるのだ。

 「原則として勤務時間外に仕事のメールを送るべきではない」。日本ビジネスメール協会の代表理事、平野友朗さんは話す。明日伝えれば済むことを深夜にメールするのは、遅くまで仕事をしているアピールか、忘れないうちに伝えたいのか。「いずれにせよ相手ではなく自分の都合を優先している」(平野さん)

 緊急の場合は、何時までなら許されるのか。ビジネスマナーの研修などを手がけるビジヨンテツクの代表取締役、真山美雪さんは「相手との関係にもよるが、顧客なら19時まで、上司なら22時くらいまでなら許容範囲では」と言う。

 「スマホに対する考え方は世代によって違う」とITジャーナリストの高橋暁子さんは話す。10、20代は、スマホには慣れていてもパソコンは使いこなせない人も多い。パソコンでビジネスメールを送った経験がないため、「メールにタイトルも名前も書かない人がいる」(高橋さん)。

 無料対話アプリ「LINE」のように文章だけで成立するツールとビジネスメールは別物。パソコンで送るときほど神経質になる必要はないが、タイトルと名前を入れ、最低限の礼儀を保ったメールを送りたい。

大事な話、対面で

 全てをメールで済まそうとするのは禁物だ。「今の20代はメールと対面を同等に捉えている。会社を辞めたいという話をメールで伝える人もいる」と平野さん。本人に悪気はなくても、上の世代には「こんなに大事なことをメールで済ませるのか」とあきれられる可能性が高い。大事な話は対面で伝えるのが基本と考えよう。

打ち合わせ中はスマホのメモアプリは使わない

 使い方に気をつけたいツールもある。例えばメモアプリ。スマホで入力した文章が自動的に保存され、後で書類を作成する際にも便利だが、「商談や打ち合わせの最中に使うのはやめた方がいい」と平野さんは助言する。話に集中していないので態度が悪く見える上、何をやっているかが相手には分からず、不安にさせてしまうからだ。

 相手との関係によっては机にスマホを置く時点で失礼になる。マナーモードにしていても、着信バイブが鳴れば「出ていいですよ」と相手に気を遣わせてしまう。

 商談中に重要な電話が入る予定がある場合は、「『失礼ですが』とその旨を伝えられる間柄なら机にスマホを置いてもいいのでは」と真山さん。ただし単に時計がわりに置くのは避けたい。「スマホでチラチラ時刻を見ると、早く帰りたいのかなと誤解されてしまう」(真山さん)

ケースにも注意

 スマホケースにも要注意だ。派手な色や柄、子供っぽい絵の付いた物などは相手に違和感を与えかねない。「身だしなみとは、あらゆる人を不快にさせないこと。仕事では落ち着いたデザインを選ぶべきだ」と真山さんは話す。

 スマホでの撮影はどうか。最近は会議などでメモを取る代わりにホワイトボードを撮影する人が増えているが、「シャッター音で周りは気付くし、手を抜いている印象になる」と平野さん。そもそも会社の情報を個人の持ち物に移すことが問題だ。撮影前には一言上司に確認を取ろう。

 スマホには会社の情報や個人情報が詰まっている。他人が勝手に閲覧できないよう画面ロックをかけておくことは社会人として必須。紛失時に端末の居場所を探す機能や遠隔ロックする機能も設定しておこう。

 交流サイト(SNS)でも配慮は必要だ。スマホから気軽に投稿できるため、仕事の飲み会の写真などを気軽にフェイスブックに投稿する人は多いが、写っている人の許可を取らずに載せるのはマナー違反。それ以前に社名を出してSNSを使うことを禁止している会社もある。「SNSを使う前には、念のため上司に確認を取るのが安全」と高橋さんは助言する。

 SNSで上司やクライアントとつながった方がいいか悩む人もいるだろう。つながりたい場合もつながりたくない場合も、まずは対面時に会話に出すことを高橋さんは勧める。スマホ上で全てを完結させようと考えず「あくまでもリアルの補完ツールとみなした方がいい」(高橋さん)。

 便利さゆえに、つい自分本位で使いがちなスマホ。仕事で使う際は、相手への気配りが欠かせない。
(ライター ヨダ エリ)[日本経済新聞夕刊2016年2月29日付、日経電子版から転載]

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