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[ career-働き方 ]

仕事サクサク!
余裕が生まれるスケジュール管理術

仕事サクサク!余裕が生まれるスケジュール管理術

 思い通りに仕事が進まず、いつもバタバタ、イライラ......。その悩み、手帳の書き方を少し変えるだけで解決できます。予定もタスクもサクサク進む、書き方のアイデアを集めました。それぞれにぴったりの手帳のタイプのおすすめつきです。

【01】 「いつかやろう」と思ってなかなか手を付けられない
 → 締め切りだけでなく「始める日」も決めて書く

 急ぎのタスクなら「すぐやろう」と判断できるけれど、難しいのは"そこまで緊急ではないタスク"。つい後回しにしてしまうことも......。「まずは、すべてのタスクを手帳に書き出して。締め切りのないタスクは自分で納期を設定します。さらに『始める日』も決めて手帳に書くと、確実に実行できます」(矢野さん)

【02】 割り込み仕事が多く、自分の仕事が進みません
 → 「クッションタイム」を手帳に書いて、余裕を持つ

 「突然依頼される"割り込み仕事"が多い人は、1日の予定を詰め込み過ぎないのがコツ。何にでも使える"クッションタイム"を、1日のうちに設けましょう。例えば『毎日16時以降に、営業からの依頼が多い』と分かっているなら、その時間を手帳に書いて空けておくと、急な依頼にも対応できます」

【03】 もっと上手に休みを取りたい
 → 「有休の日」を決めて手帳で宣言!

 「予定が入らなければ休みたい」と思っていても、実際には次々と予定が入って休めなくなりがち。「月の初めに休みの日を決めて、マンスリーなどに大きく『有休』と書いてしまいましょう。自分の意識も高まるので、約束が入りそうなときにも『できれば別の日で』などと、交渉しやすくなります」。

【04】 予定した時間に作業が終わらない
 → 予定の隣に「かかった時間」も書く

 「1時間で終わらせる」と計画して手帳に書いたのに、終わらない......。そんな人は、計画自体に無理があるのかも。「『実際にかかった時間』を計り、予定の隣にメモして、目標時間とのズレを確認して。1週間ほど続ければ、本来の作業スピードが見えてきて、無理な計画を立てることが減るはず」

【05】 前回の会議、どこまで決まったか忘れちゃった!
 → 会議の要点を、メモ欄に箇条書きする

 「会議やミーティングの内容は、その日のうちに手帳に要点をまとめておく。箇条書きでもOK。いつ、何を話したかを振り返りやすくなります。さらに、次回までに書類の作成などを頼まれた場合は、タスクとして手帳にリストアップ。やる日も決めて予定欄に書き込むと、忘れることがありません」

【06】 ダブルブッキングのミスを防ぎたい
 → 月間ページと週間ページに同じ内容を書かない

 月間ページの予定を週間ページに転記し忘れたり、予定が変わった際に片方だけを変更してしまったり...。2カ所に同じ内容を書くとミスが起こりやすい。「手帳とデジタルを併用する人にもいえることですが、予定管理は1カ所にまとめましょう」。使い分けのアイデアは下の表を参照。

【07】 取引先とのアポ、到着がいつもギリギリ...
 → 移動する前の「準備の時間」も手帳に書く

 到着が遅れる一番の原因は、移動時間を正しく把握していないこと。さらに、事前準備ができていないと、持ち物などを用意している間に、予定した出発時刻を過ぎてしまうことも。「アポの予定だけでなく、前後の移動時間や、事前の準備時間まで手帳に書き込むと、余裕を持って行動できます」

【08】 「仮の予定」と「決まった予定」がゴチャゴチャに...
 → 仮の予定は付箋に書き、決まったら直接書き込む

 打ち合わせなどの時間が仮に決まった場合は、付箋に書いて貼り、決定した予定とは区別しておく。仮の予定が別の時間に動いたら付箋を移動。決まったら付箋を剥がし、直接ペンで記入する。「仮の予定を頭のなかだけで覚えようとすると、結局忘れて別の予定を入れるリスクがあるので注意」

【09】 集中力が続きません!
 → タスクを30分単位に細かくし、こまめにご褒美を

 「時間がかかって面倒なタスクほど、途中で心が折れてしまいがち。30分~1時間単位で作業を区切り、こまめに休憩を取りながら取り組むと、はかどりやすい。さらに、1つの作業が終わったらチェックを入れたり、シールやスタンプを押したりすると、ゲーム感覚で楽しみながら取り組めます」

【10】 時間に追われてアイデアが浮かばない...
 → "お題"を目立つ場所に書いて、常に意識する

 「アイデアは、時間さえつくれば浮かぶとは限らない。意外に、電車の中などでポンと思いつくことが多いものです。おすすめは、考えるべき企画のテーマを付箋に書いて、手帳の月間ページなどに貼っておくこと。何度も見るので自然に意識が高まり、ふとしたときにアイデアが浮かびやすくなります」

この人に聞きました

日本能率協会マネジメントセンター
販売促進部
矢野真弓さん

 自社の手帳ブランド「NOLTY」や「PAGEM」の広報を担当。時間管理の方法や、効果的な手帳の書き方・使い方に詳しい。

[日経ウーマン 2016年11月号の記事を再構成、日経電子版から転載]

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